使用指南

安裝與進入

將網站安裝至裝置桌面後，即可如一般 App 使用。

iPhone（使用 Chrome）

1. 以 Chrome 開啟 topcmsapp.com
2. 點選網址列右端的「分享」按鈕（方框加向上箭頭圖示）
3. 向下捲動，點選「加入主畫面」
4. 點選右上角「加入」。完成後，桌面將出現系統圖示

iPhone（使用 Safari）

1. 以 Safari 開啟 topcmsapp.com
2. 點選畫面下方網址列右側的「⋯」按鈕
3. 點選「分享」
4. 點選「檢視較多」
5. 點選「加入主畫面」，再點右上角「新增」

Android（使用 Chrome）

1. 以 Chrome 開啟 topcmsapp.com
2. 點選右上角「⋮」選單
3. 點選「安裝並建立捷徑」（部分機型顯示為「加到主畫面」）
4. 點選「安裝」。完成後，桌面將出現系統圖示

電腦（使用 Chrome 或 Edge）

1. 開啟 topcmsapp.com
2. 於網址列右端點選「安裝」圖示（如上圖紅圈處）
3. 點選「安裝」。完成後，系統將以獨立視窗運作

不安裝亦可正常使用：直接以瀏覽器開啟 topcmsapp.com 登入即可，功能完全相同。

初次設定：開通員工打卡

初次使用時，依下列步驟完成設定，員工即可開始以 LINE 打卡。

1. 註冊公司：開啟 topcmsapp.com，填寫公司名稱、Email 與密碼，開始免費試用 30 天
2. 登入：輸入姓名與密碼
3. 新增員工：於「設定 → 員工管理 → 新增員工」輸入員工姓名，並設定一組臨時密碼
4. 傳送綁定訊息：密碼設定完成後，點選「複製訊息」，將訊息傳送予該員工（內含公司名稱、姓名與密碼）
5. 員工完成綁定：員工以手機加入官方 LINE @171mlcak，點選下方選單，依訊息輸入公司名稱、姓名與密碼，即完成綁定

完成綁定後，該員工即可於 LINE 打卡並查看排定之班表。新增其他員工時，重覆第 3 至第 5 步即可。

排班給員工

於網頁完成排班後，員工即可在 LINE 查看自己的班表。

1. 點選上方「排班」→「指派排班」，選擇員工、日期與班別／時段（上午、下午、夜間等，可自訂），並填寫工作內容與地址後儲存
2. 連續多日之相同工作，可於「結束日期」填入最後一天，系統將逐日建立排班（最多 31 天），遇該員工已核准之請假日自動略過
3. 同一位員工於同一日可排定多個時段（例如上午與下午分屬不同案場）
4. 排定後，員工於 LINE「班表」即可看見自己的班，並可自該班直接回報工作進度（見員工操作說明）

排班日曆怎麼看

• 月曆上每位員工一種專屬顏色，每班一個色塊，依時間排列顯示「時段－員工簡稱」，可一眼辨識當日出勤人員
• 已核准之請假以該員工之深色實心色塊標示「簡稱休」，與上班色塊明顯區分
• 右上角可篩選單一員工，僅顯示該員工之班表
• 點選色塊可開啟排班詳情（班別、工作內容、地址），地址可直接點選開啟 Google 地圖導航

複製排班到其他日期

相同班表需重複排定時，無需逐日重填：

1. 於排班日曆點選某員工之色塊 → 排班詳情 → 點選「複製整天到其他日期」（亦可於「指派排班」下方之排班列表，對單一班點選「複製」）
2. 於彈出之月曆點選欲複製到之日期（可多選，再點一次取消），系統顯示「已選擇：8月24日、8月27日」
3. 點選「複製到已選擇的日期」確認。目標日期若已有同一班或該員工已請假，系統將提示並略過，不會重複建立

審核請假與補卡

員工提出請假或補卡申請後，可於 LINE 或網頁進行審核。

1. 員工於 LINE 送出請假或補卡申請後，負責人與管理員將即時收到官方 LINE 通知
2. 可直接於 LINE 點選「核准」或「駁回」，亦可於網頁「出勤 → 請假審核」處理
3. 若申請日期已排班或已有打卡紀錄，系統將於審核時提示確認
4. 補卡經核准後始計入時數，待審核或遭駁回者均不計入

關於請假天數與特休

• 各假別額度依勞動基準法內建（病假 30 天、事假 14 天、婚假 8 天、生理假每月 1 天等），無需自行設定
• 特休依員工到職日自動計算年資給予天數（滿六個月 3 天、滿一年 7 天、滿兩年 10 天，依此類推），故請確實填寫每位員工之到職日
• 「遞延」欄為上年度未休完之特休天數，由管理者手動填寫

看出勤與工時

檢視當日出勤狀況、計算工時，並可匯出報表。

1. 當日出勤：於 LINE 選單點選「出勤」或網頁「出勤」，檢視當日看板——已上班者、尚未打卡者，以及未排班卻有打卡者（將標紅提醒）
2. 工時計算：員工一日可打多段，系統自動配對計算，跨夜或漏打下班亦有對應處理規則，無需手動增減
3. 匯出報表：於網頁「出勤 → 統計報表」可匯出 Excel，支援單月或整年，供發薪與對帳使用

開報價單給客戶

建立報價單，並可一鍵轉為 LINE 訊息傳送予客戶。

1. 點選上方「報價」，選擇機型、填入數量與金額後，按「計算報價」
2. 確認總金額後，按「儲存此報價」
3. 切換至「報價歷史」分頁找到該筆，點選「複製 LINE 訊息」，貼至與客戶之 LINE 對話送出；或點選「PDF」開啟正式報價單頁面，可直接儲存 PDF 或列印
4. 客戶確認後，點選該筆之「轉預約」，系統將客戶、電話、地址與報價摘要帶入預約表單，補上日期、時段與指派員工即可登記（詳見「預約與案件進度」）

• 常用品項：經常報價之機型與工項可存為常用品項，下次直接點選帶入
• 折扣與備註：可設定總價折扣，備註支援多行
• 營業稅：若貴公司為開立統一發票之營業人，於「設定 → 公司資料」勾選營業人聲明後，報價時即可勾選「開發票（外加 5% 營業稅）」，系統自動計算未稅、稅額與含稅總計
• 報價單 PDF 之公司名稱、電話、統一編號、LOGO、公司章、匯款資訊與條款，均於「設定 → 公司資料」維護

如需 Excel 格式之報價單，請洽官方 LINE（@171mlcak）另行提供。考量各公司對報價單格式之需求不同，此功能未預設開放，改由官方 LINE 依貴公司需求個別提供。

預約與案件進度

登記客戶預約、指派員工，並於同一張預約卡追蹤該案件從報價、排班、員工回報到工作記錄之完整歷程。「預約」頁分為三個分頁：新增預約、排程列表、預約日曆。

登記預約

1. 點選上方「預約」→「新增預約」，填寫客戶、電話、地址、日期、時段、服務類型，並指派員工後儲存（由報價「轉預約」進入者，客戶資料已自動帶入）
2. 「日曆標題（選填）」可自訂月曆上顯示之文字（例如「王宅 3 台」），未填則顯示「時段－員工簡稱－服務類型」
3. 當日預約將顯示於「總覽」首頁，便於掌握當日行程

預約日曆

• 每筆預約依指派員工以專屬顏色顯示於月曆（與排班日曆同色），顏色較深表示已確認，白底細框表示已完成或未指派，員工之請假亦一併顯示
• 點選日期即於下方列出當日預約清單，地址可直接點選開啟 Google 地圖導航；右上角可篩選單一員工、點「今天」回到本月

排程列表與案件歷程

• 「排程列表」以卡片列出全部預約，上方「今日／逾期／即將到來／待確認」可快速篩選，亦可以客戶或員工搜尋
• 點選卡片展開，可見電話、備註與「案件歷程」——自報價、預約、排班、員工回報至工作記錄之時間軸，每一步可點選前往對應紀錄
• 展開面板之按鈕：編輯、刪除、複製（將此預約複製到其他日期，適用定期保養）、轉排班、建立工作記錄

從預約到完工

1. 預約狀態為「已確認」後，於展開面板點選「轉排班」，系統依預約之員工、日期、時段與地址自動建立排班，員工於 LINE 班表即可看到。若該員工當日已有重疊時段或已請假，系統將提示
2. 員工完工後於 LINE 自該班回報進度與照片，回報將出現於案件歷程與「工作記錄 → 員工回報」
3. 將預約狀態改為「已完成」（編輯預約，或於案件歷程出現完工提示時點選「標記預約已完成」），面板即出現「建立工作記錄」，點選後自動帶入客戶、地址與報價金額，補上收款狀態後儲存
4. 編輯預約時若更改員工、日期或時段，系統將詢問是否一併更新已轉出之排班

工作記錄與收款

保存完工紀錄、現場照片與收款狀態，並檢視員工回報之工作進度。

1. 建立工作記錄：於「工作記錄」新增一筆，填寫客戶、服務類型、金額、收款狀態（已收款／未收款）並上傳現場照片。由預約「建立工作記錄」或員工回報「一鍵轉工作記錄」進入者，資料已自動帶入
2. 追蹤收款：每筆記錄顯示「已收款」或「未收款」標籤，收到款項後點選「標記已收款」即可。尚未收款之記錄將彙整於「總覽」之未收款提醒，最久未收者排在最前
3. 設定回訪提醒：可為該筆設定回訪日期，屆期將於「總覽」提示
4. 檢視員工回報：員工於 LINE 回報之進度與現場照片，依日期彙整於「工作記錄 → 員工回報」（送出時管理者亦會即時收到 LINE 通知），可點選「一鍵轉工作記錄」直接建檔，或標記為已處理
5. 全部工作記錄可匯出 Excel存查

管理客戶名單

維護客戶資料，並可將既有客戶名單一次匯入。

1. 編輯／新增：可直接修改客戶電話、地址，或手動新增客戶。客戶資料獨立保存，刪除單筆工作記錄不會使客戶消失
2. 標籤分類：為客戶加上標籤（如「長期合作」「待回訪」），並以標籤快速篩選名單
3. 電話自動同步：於工作記錄或客戶主檔修改電話，兩邊將自動一致，不會產生重複客戶
4. 匯入舊客戶：上傳自有之 Excel 客戶名單，系統將自動辨識欄位，並以電話與姓名去除重複，一次匯入既有客戶

客戶編輯／匯入等進階功能屬進階版方案。

管理員工

員工之改名、密碼、角色調整，以及離職、換手機等作業，均於「設定 → 員工管理」進行。

• 改名／密碼／角色：可將員工設為「管理員」（能登入網頁協助審核），或設為一般「員工」（僅使用 LINE）
• 到職日／性別／特休遞延：到職日用於自動計算特休；遞延欄填上年度未休完之特休天數
• 月曆簡稱：排班日曆與預約日曆色塊上顯示之簡稱，預設取姓名末兩字，可自行改為易辨識之字（例如「A」「阿明」）
• 離職：直接「移除」該員工。其過往打卡、請假與工作紀錄均予保留，僅自名單移除
• 員工換手機：於新手機加入官方 LINE 後，使用打卡頁最下方之「換手機驗證信箱」，以先前驗證之 Email 接收驗證碼，即可重新綁定
• 對負責人本人之操作（改名、解除綁定、轉移負責人），系統將要求再次輸入負責人密碼確認

三種身分怎麼分

公司資料與報價單設定

報價單 PDF 上顯示之公司資訊，於「設定 → 公司資料與 LOGO／公司章」維護，修改後自動儲存。

• 公司電話、統一編號、公司地址：列印於報價單之公司資料欄
• 細則與條款：報價單下方之條款文字（如有效期限、保固），可自行編輯
• 匯款資訊：銀行、戶名、帳號，列印於報價單供客戶付款
• 公司 LOGO 與公司章：上傳圖片（建議 PNG 去背），分別顯示於報價單頁首與簽章欄
• 營業人聲明：若貴公司為依法辦理稅籍登記、開立統一發票之營業人，勾選後報價時才會出現「開發票（外加 5% 營業稅）」選項。未辦稅籍或不開立統一發票者請勿勾選

管理庫存

記錄零件數量、低量警示，並可與同行相互查看庫存。

1. 基本操作：新增品項後，領用時扣減、進貨時增加，數量低於安全量時，系統自動警示

與同行共享庫存（選用）

如與固定配合之同行往來，可相互查看零件庫存，作為叫料前之參考：

1. 由一方建立共享群組，產生邀請碼
2. 對方輸入邀請碼加入群組
3. 各公司自行勾選欲分享之品項，未勾選者，其他公司無法看見
4. 「庫存總覽」將同名品項自動加總，名稱不同但實為同一種者，可手動合併計算

AI 小助理

系統右下角設有 AI 小助理，可用日常口語提問，協助查詢與操作：

1. 查詢資料：例如「這週有誰排班」「上個月完工幾筆」「哪些客戶需要回訪」「庫存偏低的品項」，以文字提問即可
2. 協助操作：可協助建立預約、調整庫存等，凡涉及變更資料，將先提示內容，經確認後始執行
3. 回覆僅供參考，實際資料仍以系統畫面為準

AI 小助理屬進階版方案。

員工操作說明（LINE）

本節內容可直接轉傳予員工。員工全程僅使用手機 LINE，無需登入網頁。

1. 綁定（僅需一次）：加入官方 LINE @171mlcak → 點選選單 → 輸入公司名稱、姓名與雇主提供的密碼，完成綁定
2. 打卡：LINE 選單 →「打卡」→ 點選「上班」或「下班」。手機詢問定位權限時請選擇允許
3. 查看班表：LINE 選單 →「班表」，可查看出勤日期、時段、工作內容與地址（地址可點選開啟導航）
4. 請假：LINE 選單 →「請假」→ 選擇假別與日期後送出。核准或駁回均會收到通知
5. 補卡：於打卡頁申請補卡並填寫原因，待管理者核准
6. 回報工作進度：LINE 選單 →「班表」→ 於當天的班點選「回報此工作」（客戶與案場自動帶入），填寫工作內容、附上現場照片後送出，管理者會即時收到通知。非排班之臨時工作，亦可點選「回報工作進度」自行填寫
7. 更換手機：於新手機加入官方 LINE 後，使用打卡頁最下方的「換手機驗證信箱」，以先前驗證之 Email 接收驗證碼完成重新綁定

續約與付款

方案到期前 7 天及到期當日，系統會透過官方 LINE 通知負責人，並附上「我要付款」按鈕。付款步驟如下：

1. 點選通知中的「我要付款」（或於官方 LINE 輸入「付款」）
2. 依付款資訊卡完成付款，可點選「複製帳號」，付款備註建議填寫貴公司名稱
3. 完成後，直接在對話中傳送付款證明截圖
4. 經確認後，系統將自動延長服務期限並發送通知

如需變更方案（基本版／進階版互換），點選付款資訊卡上的「變更方案」，完成付款並經確認後即自動切換。操作上有任何困難，請直接在官方 LINE 留言。

重要須知

1. 使用打卡功能前，請先告知員工將記錄定位資訊。打卡會記錄 GPS 位置，依個人資料保護法，雇主有義務事先告知員工
2. 出勤紀錄依勞動基準法第 30 條應保存五年。若日後停止使用本系統，請於終止前自行留存出勤紀錄
3. 補卡經核准後始計入時數，待審核與遭駁回之補卡均不計入
4. 畫面顯示異常或出現舊資料時：手機請將 LINE 完全關閉後重新開啟，電腦請按 Ctrl＋F5 強制重新整理
5. 負責人與管理員之密碼即為公司管理權限，請勿提供予員工

常見問題