冷氣零件庫存要管好，重點只有三件事。每個品項有紀錄，名稱、單位與現有量清楚。每次進出有登記，拿料的當下就記。每個品項有警戒線，低於安全量就提醒補貨。做到這三件事，缺料與積壓都會大幅減少。
庫存沒管好，錢從哪裡漏？
到了現場才發現少一樣料，師傅折返一趟，工錢、油錢照付，當天原本能做的下一場也沒了。
怕缺料就多囤，結果冷門零件一放半年，錢全部躺在架上，旺季要調現金反而調不動。
誰拿了什麼沒人記，月底盤點對不起來，料去了哪裡說不清，成本算不準，報價自然也抓不準。
一個品項最少要記哪些欄位？
不必一開始就追求完整，先把最常用的品項建起來，每項至少記四個欄位。
| 品名 | 同一種料統一名稱，寫到現場人員一看就懂，避免同料記成兩筆。 |
|---|---|
| 單位 | 銅管記長度，冷媒記瓶或公斤，耗材記個或包，單位亂了數量就失真。 |
| 現有量 | 建檔時實際盤點一次，之後靠出入庫維持正確，再定期抽盤核對。 |
| 警戒量 | 低於這個數量就該補貨，設定方式見下一段的說明。 |
出入庫則是每動一次記一筆，內容包含日期、品項、數量、進貨或領用，最好連經手人一起記下來。重點在拿的當下就記，用手機當場登記，漏記率才壓得下來。
安全庫存警戒線怎麼設？
現有量高於警戒線時不必管它，低於警戒線就補貨。判斷交給規則，人只要處理被提醒的品項。
警戒量沒有通用數字，可以用一個簡單原則估。先算這個品項一場工程平均用多少，再乘上補貨要等的那幾天大約會做幾場，加一點餘裕，就是警戒線的底。旺季前把警戒量調高、淡季調回，庫存水位就會跟著生意走。
銅管、冷媒、耗材，各有什麼記錄重點？
銅管按長度記，領用時記實際裁切的長度而非「一捆」，否則帳面永遠對不上。冷媒按瓶記最簡單，開封中的那瓶當作使用中，整瓶未開的才算庫存，回收與殘量另外處理。耗材（保溫材、排水管、銅珠、支架這類）單價低但用量大，最容易被忽略，建議照樣建品項設警戒量，因為現場缺的往往就是這些小東西。
用系統管庫存，差在哪裡？
手記與 Excel 最大的缺口是「不會主動提醒」。以我們開發的 CMS 工程管理系統 為例，品項集中在一張表，每個品項可以設自己的警示下限，數量低於下限會標示偏低、歸零標示缺貨，總覽頁直接列出該補貨的品項。每筆出入庫連操作人一起記錄，而且紀錄只增不減，事後改不了，月底對帳時料去了哪裡一查就有。這些用手機就能當場操作。另外有一個同業常用的功能叫共享庫存群組，多間配合的公司用邀請碼加入同一群組，各自勾選願意分享的品項，同名零件自動合計，缺料時先看合作夥伴有沒有現貨，能少跑一趟材料行。提供免費試用 30 天，到期未續約即自動停止，不會產生任何費用。
工程管理系統常見問題
用本子或 Excel 記庫存不行嗎？
起步階段可行，但有兩個先天限制。本子和 Excel 不會主動提醒缺料，快用完了要靠人記得去看，而且出入庫常漏記，帳面數量和倉庫實況對不起來。案量變大後，建議改用會主動提醒的工具。
安全庫存的警戒量要抓多少？
沒有通用數字，可以用一個簡單原則估。先算這個品項一場工程平均用多少，再乘上補貨要等的那幾天大約會做幾場，得出的量加一點餘裕。旺季前建議把警戒量調高，過了旺季再調回來。
師傅去倉庫拿料，要怎麼記錄才不會漏？
原則是「拿的當下就記」，最好用手機當場登記出庫，不要等回辦公室再補。若工具需要開電腦才能記，漏記率會很高，這也是挑庫存工具時要注意的地方。
兩間公司可以共用零件庫存嗎？
可以。以 CMS 為例，多間公司能用邀請碼加入同一個共享庫存群組，各自勾選願意分享的品項，同名零件會自動合計顯示，彼此看得到對方分享的數量，缺料時方便互相支援，不想分享的品項則完全不會被看到。